Prozess Owner Change Management
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Der Prozess Owner ist verantwortlich für das Design und die (Weiter-) Entwicklung des Prozesses. Er schafft die Rahmenbedingungen und sorgt für die Qualitätssicherung der Arbeitsabläufe. Die kontinuierliche Verbesserung der Workflows ist sein Fokus. Er ist gewissermaßen der Stratege seines Prozesses und legt Messpunkte zur Ermittlung von Leistungsindikatoren (KPIs) fest.
Der Prozess Owner stellt das Bindeglied zwischen dem Prozess Manager und dem Service Manager dar. Er ist Mentor für den ihm anvertrauten Prozess und für das Erreichen der Prozessziele und das Design des Prozesses verantwortlich.
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Verantwortung
Der Prozess Owner ist strategisch für seinen Prozess verantwortlich. Es ist in der Regel Mitglied im Management und vertritt dort die Belange des Prozesses.
Verantwortung des Prozess Owner:
- Ist für das Design des Prozesses (Aktivitäten, Rollen, KPIs) verantwortlich
- Ist für das eventuelle Anpassen der Prozessziele verantwortlich
- Trägt die Gesamtverantwortung gemäß der jeweiligen Zielsetzung für die Qualität und Effizienz des Prozesses
- verantwortet den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)
Alle vorgenannten Punkte geschehen in enger Abstimmung mit den anderen Organisationseinheiten. Der Prozess Owner leistet hier jeweils die Vorgaben und informiert den Prozess Manager. Er organisiert notwendige Termine mit anderen Prozessbeteiligten oder Teilnehmern von Schnittstellenprozessen um die obigen Themen zu erläutern und abzustimmen.
Aufgaben
- Beschreibt neue Messmethoden/Reports zur Erkennung und Beseitigung von Schwachstellen
- Verhilft dem Prozess zu angemessener Zuordnung von Ressourcen (Arbeitskraft und Budget)
- Erhält Management Berichte vom Prozess Manager und informiert den Service Management Verantwortlichen
- Beauftragt Review und Audit der Qualität des Prozesses
- Sicherstellung, dass diese Prozeduren genau überwacht werden und dass, falls dies zur Verbesserung des Services erforderlich ist, Verbesserungen/Aktualisierungen vorgenommen werden
- Regelmäßiges und präzises Reporting an den Service Management Verantwortlichen
Kompetenzen
Der Prozess Owner ist dem Service Management Verantwortlichen aus Prozesssicht direkt unterstellt und im Sinne des Prozesses fachlicher Vorgesetzter aller nachfolgenden Rollen. Er ist Eskalationsinstanz für alle anderen prozessbeteiligten Rollen und Entscheider bzw. Verhandelnder bei Konflikten.
Der Prozess Owner gibt die Ziele und Kennzahlen seines Prozesses vor und kann die Durchführung von Prozess Audits anordnen. Der Prozess Owner wird regelmäßig konsultiert. Dies gilt insbesondere bei Veränderungen, die Mitarbeiterressourcen in erhöhtem Maße beanspruchen oder wenn externe Kräfte eingebunden werden müssen.
Mitarbeiteranforderungen
- Organisatorische und analytische Fähigkeiten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Gute Kenntnis des Service Management Systems
- Kenntnisse in Prozessdesign und -modellierung
- Managementfähigkeiten
- Akzeptanz innerhalb der Organisation
